Política de privacidad

1. Introducción

La presente Política de privacidad describe cómo trata Sked Solve los datos personales de los usuarios que utilizan el sitio web, la aplicación web, las aplicaciones móviles y los servicios relacionados.

Sked Solve es una plataforma destinada a la gestión de las actividades organizativas de empresas, asociaciones y entidades, incluidas, según las funciones activadas, la planificación de turnos, disponibilidades, ausencias, solicitudes, fichajes, comunicaciones, gestión de horas, certificaciones y documentos.

El papel de Sked Solve en el tratamiento de los datos depende de la actividad concreta que realice, como se describe a continuación.

2. Responsable del tratamiento

Para los tratamientos relacionados con la creación y gestión de la cuenta de Sked Solve, la gestión comercial del servicio, la seguridad de la plataforma, la asistencia y las demás finalidades determinadas directamente por Sked Solve, el responsable del tratamiento es:

Cristian Borelli
NIF-IVA IT07566550484
Domicilio: Via Pietro Francavilla 8a, 50142, Firenze, Italia
Correo electrónico: support@skedsolve.com
PEC: cristian.borelli@pec.cloud

3. Datos tratados por cuenta de las organizaciones

Cuando Sked Solve es utilizado por una empresa, asociación u otra entidad para gestionar a sus empleados, colaboradores o voluntarios, la organización determina las finalidades y los medios principales del tratamiento de sus datos personales.

En estos casos:

• la organización actúa normalmente como responsable del tratamiento;
• Sked Solve trata los datos por cuenta de la organización en calidad de encargado del tratamiento, según las instrucciones recibidas y conforme al artículo 28 del RGPD.

La relación entre Sked Solve y la organización se rige además por un acuerdo específico de tratamiento de datos personales (Data Processing Agreement).

Para solicitudes relativas a datos introducidos o gestionados por su organización, el interesado también puede dirigirse directamente a la propia organización.

4. Categorías de datos personales tratados

Según las funciones utilizadas, Sked Solve puede tratar:

Datos identificativos y de contacto, como nombre, apellidos, correo electrónico, imagen de perfil e información asociada a la cuenta.

Datos relativos a la organización, como la organización a la que se pertenece, centro de trabajo o servicio, rol, puesto y permisos.

Datos de planificación, como turnos, horarios, disponibilidades, preferencias laborales, solicitudes de cambio de turno y asignaciones.

Datos de ausencias y solicitudes, incluidos los tipos de ausencia y la información que introduzcan el usuario o la organización.

Datos de control de presencia, como fecha y hora de entrada y salida, centro asociado al fichaje, posibles anomalías y otra información necesaria para gestionar la presencia.

Datos de certificaciones, cualificaciones y documentos, como tipo de certificación, entidad emisora, fechas de expedición y caducidad, estado de la verificación y, en su caso, copia del certificado o documento.

Datos técnicos y de seguridad, como dirección IP, información sobre el dispositivo y el navegador, tokens de sesión, registros de acceso, registros de la aplicación y diagnósticos.

Datos de notificaciones, incluidos los identificadores técnicos necesarios para enviar notificaciones push.

Datos de uso del servicio, utilizados para la seguridad, la asistencia, el análisis del funcionamiento y la mejora del producto.

Identificadores publicitarios, únicamente cuando el usuario haya prestado el consentimiento específico solicitado.

5. Origen de los datos

Los datos pueden ser:

• facilitados directamente por el usuario;
• introducidos por la organización o por sus usuarios autorizados;
• generados durante el uso del servicio;
• obtenidos automáticamente del dispositivo cuando sea necesario para una función solicitada;
• recibidos de servicios de autenticación que el usuario utilice voluntariamente.

Cuando los datos no se recogen directamente del interesado, pueden proceder, por tanto, de la organización a la que pertenece.

6. Finalidades y bases jurídicas

Sked Solve trata los datos personales para las siguientes finalidades.

Prestación y gestión del servicio
Creación de la cuenta, autenticación, uso de las funciones y gestión de la relación contractual.
Base jurídica: ejecución del contrato o aplicación de medidas precontractuales.

Gestión comercial y administrativa
Gestión de suscripciones, pagos, facturación y obligaciones relacionadas.
Base jurídica: ejecución del contrato y obligaciones legales.

Seguridad y prevención de abusos
Protección de las cuentas, prevención de accesos no autorizados, análisis de errores y protección de la plataforma.
Base jurídica: interés legítimo de Sked Solve en la seguridad del servicio.

Asistencia a los usuarios
Gestión de las solicitudes de soporte y resolución de problemas.
Base jurídica: ejecución del contrato e interés legítimo en la correcta gestión del servicio.

Análisis y mejora del producto
Análisis del uso de las funciones y del rendimiento del servicio, cuando sea posible mediante información agregada o seudonimizada.
Base jurídica: interés legítimo o consentimiento cuando lo exija la normativa.

Comunicaciones promocionales y remarketing
Solo cuando lo exija la normativa y previo consentimiento del usuario.
Base jurídica: consentimiento.

Para los datos que Sked Solve trata por cuenta de la organización, las bases jurídicas las determina la organización en calidad de responsable del tratamiento.

7. Categorías especiales de datos

Algunas funciones pueden implicar el tratamiento de información incluida en las categorías especiales de datos previstas en el artículo 9 del RGPD.

Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando se registra información relativa a enfermedad, accidente, aptitud médica o documentación que contenga información sobre la salud.

Cuando dicha información se gestiona en el marco de la actividad de la organización, Sked Solve no determina sus finalidades y la trata por cuenta de la organización en calidad de encargado del tratamiento.

La organización es responsable de determinar la base jurídica aplicable, limitar los datos recogidos a los necesarios y autorizar únicamente a las personas que deban poder acceder a ellos.

8. Geolocalización y fichaje

Cuando la organización activa el fichaje con verificación de la ubicación, la aplicación puede solicitar acceso a la ubicación del dispositivo en el momento en que el usuario ficha.

La ubicación se utiliza para comprobar que el fichaje se realiza en el centro previsto o en sus proximidades.

Junto con el fichaje se registran las coordenadas detectadas en ese momento, la distancia al centro, el resultado de la verificación, el centro o zona asociados, la fecha y la hora. Estos datos son visibles para los usuarios de la organización autorizados a gestionar la presencia.

Si el usuario no concede acceso a la ubicación, el fichaje se registra sin coordenadas y se señala a la organización como fichaje sin ubicación.

Sked Solve no utiliza esta función para controlar de forma continua los desplazamientos del usuario: la ubicación no se detecta fuera del fichaje ni cuando la aplicación está en segundo plano.

9. Certificaciones y documentos

Las organizaciones pueden utilizar Sked Solve para registrar las certificaciones, cualificaciones, títulos y sus fechas de caducidad de sus usuarios.

La información puede introducirla directamente el interesado o la organización y puede ser verificada por usuarios autorizados de la organización.

Sked Solve proporciona las herramientas técnicas para gestionar dicha información, pero no certifica por sí mismo la validez jurídica de los certificados cargados ni sustituye las comprobaciones que corresponden a la organización o a los organismos competentes.

10. Generación automática de turnos

Sked Solve puede utilizar sistemas automáticos para elaborar propuestas de planificación a partir de la información y las restricciones configuradas por la organización, como disponibilidades, coberturas, roles, horarios y otras reglas organizativas.

Las planificaciones generadas son propuestas que los usuarios autorizados de la organización pueden revisar, modificar y publicar.

Sked Solve no toma por sí mismo decisiones relativas a la relación laboral o de colaboración del interesado.

11. Modalidades y seguridad del tratamiento

Los datos se tratan con medios electrónicos, adoptando medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas el control de accesos, la protección de las comunicaciones, la gestión de permisos, el registro de los eventos de seguridad y procedimientos de copia de seguridad y restauración.

El acceso a los datos personales está limitado a los usuarios, al personal autorizado y a los proveedores que lo necesiten para prestar sus servicios.

12. Proveedores y subencargados

Para prestar el servicio, Sked Solve puede recurrir a proveedores que realizan actividades como:

• alojamiento e infraestructura informática;
• almacenamiento de datos y copias de seguridad;
• autenticación;
• envío de correos electrónicos y notificaciones;
• gestión de pagos y facturación electrónica;
• lectura automática de los documentos cargados, como los horarios importados, mediante servicios de inteligencia artificial;
• mapas, direcciones y geolocalización;
• asistencia y comunicaciones;
• supervisión técnica y gestión de errores;
• análisis del uso del servicio;
• servicios publicitarios, únicamente cuando estén permitidos.

Estos proveedores son designados encargados o subencargados del tratamiento cuando lo exige la normativa.

La lista actualizada de los principales subencargados, con los países en los que tratan los datos, está disponible previa solicitud escribiendo a support@skedsolve.com.

13. Transferencias internacionales

Algunos proveedores utilizados por Sked Solve pueden tratar datos personales fuera del Espacio Económico Europeo.

En esos casos, Sked Solve comprueba que existe un mecanismo adecuado previsto por el RGPD, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea o el uso de las Cláusulas Contractuales Tipo adoptadas por la Comisión Europea, junto con las medidas complementarias que sean necesarias.

La información sobre los principales proveedores y los países en los que tratan los datos está disponible en la lista de subencargados indicada en el punto 12.

14. Conservación de los datos

Los datos personales se conservan durante los siguientes plazos o según los siguientes criterios:

• datos de la cuenta (perfil, credenciales, dispositivos y sesiones): mientras exista la cuenta. Cuando el usuario elimina su cuenta desde la aplicación, estos datos se suprimen de inmediato;
• sesiones de acceso: caducan a los 7 días;
• datos operativos de la organización (turnos, disponibilidades, ausencias, solicitudes): durante la relación con la organización y según sus instrucciones. Si el usuario elimina su cuenta pero la organización sigue utilizando el servicio, estos datos permanecen en la organización, desvinculados de la cuenta;
• documentos y certificaciones: hasta que finalice el servicio para la organización, salvo obligaciones de conservación;
• datos de fichaje, incluidas las coordenadas detectadas en el momento del fichaje: durante la relación con la organización, salvo que la propia organización los elimine y sin perjuicio de las obligaciones aplicables;
• registro de actividad en la plataforma: 14 días;
• registros técnicos y de seguridad: 30 días;
• solicitudes de asistencia: 3 años;
• documentación administrativa y fiscal: durante los plazos previstos por la ley, por lo general diez años;
• datos tratados sobre la base del consentimiento: hasta la retirada del consentimiento;
• copias de seguridad: supresión progresiva según el ciclo normal de rotación, en un plazo de 30 días.

Cuando una organización elimina su cuenta, se suprimen los datos operativos, los fichajes y los documentos vinculados a ella, salvo lo que deba conservarse por obligaciones legales.

15. Cookies, analítica y tecnologías similares

El sitio web de presentación de Sked Solve no utiliza cookies de elaboración de perfiles. Para contar las visitas utiliza una herramienta de estadística que no guarda cookies ni otros identificadores en el dispositivo y solo ofrece datos agregados.

Si el visitante llega desde una campaña publicitaria, los parámetros de la campaña presentes en la dirección de la página, como el identificador del clic, se transmiten a la aplicación en el momento del registro para atribuir el alta a la campaña. El sitio no los guarda en el dispositivo.

La aplicación web y las aplicaciones móviles utilizan tecnologías estrictamente necesarias para el funcionamiento, la autenticación y la seguridad del servicio, como la cookie de sesión.

Para analizar el funcionamiento del servicio y el uso de las funciones, la aplicación utiliza además herramientas de analítica de producto que registran las principales acciones realizadas en el servicio y las asocian a la cuenta. Estos datos no se utilizan con fines publicitarios.

Las herramientas de publicidad y remarketing solo se activan después del consentimiento del usuario, como se describe en el punto 16, y el consentimiento puede retirarse en cualquier momento desde los ajustes del perfil.

16. Identificadores publicitarios

Las aplicaciones móviles pueden utilizar el identificador publicitario que proporciona el sistema operativo únicamente con el consentimiento previo del usuario.

Estos identificadores pueden utilizarse para medir la eficacia de las campañas publicitarias y, cuando proceda, para actividades de remarketing.

El consentimiento es facultativo y no prestarlo no limita el uso de las funciones principales de Sked Solve.

El consentimiento puede retirarse en cualquier momento desde los ajustes disponibles.

El identificador publicitario no se utiliza para la gestión de turnos, de la presencia ni de las actividades de la organización, y no se pone a disposición de la organización.

17. Derechos de los interesados

En los casos en que Sked Solve actúa como responsable del tratamiento, el interesado puede, cuando proceda:

• obtener confirmación de la existencia de sus datos y acceder a ellos;
• solicitar la rectificación de los datos inexactos;
• solicitar la supresión;
• solicitar la limitación del tratamiento;
• oponerse al tratamiento;
• obtener la portabilidad de los datos;
• retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en el consentimiento.

La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada.

Cuando Sked Solve trata los datos por cuenta de una organización, las solicitudes pueden dirigirse directamente a la organización, que actúa como responsable del tratamiento.

El interesado puede además presentar una reclamación ante la autoridad italiana de protección de datos, el Garante per la protezione dei dati personali, o ante la autoridad de control de su país.

18. Cambios en la Política de privacidad

Sked Solve puede actualizar la presente Política de privacidad para reflejar cambios normativos, organizativos o en las funciones del servicio.

La versión actualizada se publica en esta página indicando la fecha de la última actualización.

Cuando los cambios sean relevantes, también podrán comunicarse a los usuarios a través de la aplicación u otros canales adecuados.

19. Contacto

Para solicitudes relativas a la presente Política de privacidad o al tratamiento de los datos personales:

Cristian Borelli
Correo electrónico: support@skedsolve.com
PEC: cristian.borelli@pec.cloud
Domicilio: Via Pietro Francavilla 8a, 50142, Firenze, Italia
NIF-IVA: IT07566550484