Quasi tutti i piani turni che non funzionano in una struttura h24 hanno la stessa origine, e non è la rotazione: è che il conto dell'organico non è mai stato fatto. Si è partiti dalle persone disponibili e si è cercato di farci stare la copertura, invece del contrario.

Vale la pena rifarlo, perché è un conto di due minuti che chiarisce anni di discussioni.

Il conto

Coprire una postazione ventiquattro ore su ventiquattro, sette giorni su sette, significa 168 ore a settimana. Con turni da otto ore sono ventuno turni.

Con un contratto da trentotto ore settimanali servono 4,4 persone a tempo pieno per quella singola postazione. Con un contratto da trentasei, 4,7.

E questo è il numero prima di ferie, malattie, formazione obbligatoria e maternità. Aggiungendo una copertura realistica delle assenze si arriva facilmente a cinque persone e mezzo per postazione continua.

Il punto pratico è questo: se avete una postazione da coprire h24 e cinque persone, non avete un problema di rotazione. Avete un organico al limite in cui qualunque assenza diventa uno straordinario, e nessuno schema di turni può cambiarlo.

Postazioni, non reparti

Il secondo errore è ragionare per reparto invece che per postazione. «Al nucleo servono sei persone» non dice niente di utile: servono sei persone contemporaneamente, o sei persone nell'arco della giornata?

Il fabbisogno va dichiarato per fascia e per mansione:

  • notte: quante presenze, e di quale profilo;
  • mattina, che è quasi sempre la fascia più pesante per via delle igieni e delle terapie;
  • pomeriggio;
  • le sovrapposizioni di consegna, che sono lavoro vero e vanno contate come tale.

La consegna è la voce che sparisce più spesso dal conto. Quindici minuti tra due turni, tre volte al giorno, sono più di cinque ore a settimana per postazione. Se non sono nel piano, sono ore che qualcuno fa gratis o non fa.

Il minutaggio non è il piano turni

In molte regioni esistono standard di minutaggio assistenziale per ospite. Sono un vincolo di risultato, non un piano: dicono quante ore complessive di assistenza servono, non chi sta in reparto alle tre di notte.

Servono entrambi, e servono separati. Il minutaggio dimensiona l'organico complessivo; il fabbisogno per fascia costruisce la settimana. Confonderli produce piani che rispettano la media mensile e lasciano scoperta la domenica pomeriggio.

Cosa fare quando il conto non torna

Se il conto dice che l'organico non basta, ci sono tre strade oneste e una disonesta.

Le oneste: assumere, ridurre le postazioni continue accorpando dove è clinicamente possibile, o usare in modo strutturato personale a tempo determinato nelle fasce dove il fabbisogno è più alto.

La disonesta è continuare a chiamarlo straordinario. Funziona per qualche mese, poi il personale se ne va e il conto che non tornava diventa un conto molto peggiore. I segnali che precedono le dimissioni sono leggibili dal piano, e li abbiamo raccolti in i segnali di logoramento nel piano turni.

In Sked Solve la copertura si dichiara per fascia oraria e per mansione, e il pre-controllo segnala prima della generazione quali fasce non sono coprribili con l'organico disponibile. Trovate come funziona su Sked Solve.