Privacy Policy

1. Introduzione

La presente Privacy Policy descrive come Sked Solve tratta i dati personali degli utenti che utilizzano il sito web, l'applicazione web, le applicazioni mobili e i relativi servizi.

Sked Solve è una piattaforma destinata alla gestione delle attività organizzative di aziende, associazioni ed enti, incluse, a seconda delle funzionalità attivate, pianificazione dei turni, disponibilità, assenze, richieste, timbrature, comunicazioni, gestione delle ore, certificazioni e documenti.

Il ruolo di Sked Solve nel trattamento dei dati dipende dalla specifica attività svolta, come descritto di seguito.

2. Titolare del trattamento

Per i trattamenti relativi alla creazione e gestione dell'account Sked Solve, alla gestione commerciale del servizio, alla sicurezza della piattaforma, all'assistenza e alle altre finalità direttamente determinate da Sked Solve, il Titolare del trattamento è:

Cristian Borelli
P. IVA IT07566550484
Sede: Via Pietro Francavilla 8a, 50142, Firenze
Email: support@skedsolve.com
PEC: cristian.borelli@pec.cloud

3. Dati trattati per conto delle organizzazioni

Quando Sked Solve viene utilizzato da un'azienda, associazione o altro ente per gestire i propri dipendenti, collaboratori o volontari, l'organizzazione determina le finalità e le modalità principali del trattamento dei relativi dati personali.

In questi casi:

• l'organizzazione agisce normalmente come Titolare del trattamento;
• Sked Solve tratta i dati per conto dell'organizzazione in qualità di Responsabile del trattamento, secondo le istruzioni ricevute e conformemente all'art. 28 GDPR.

Il rapporto tra Sked Solve e l'organizzazione è regolato anche da un apposito accordo sul trattamento dei dati personali (Data Processing Agreement).

Per richieste riguardanti dati inseriti o gestiti dalla propria organizzazione, l'interessato può rivolgersi anche direttamente all'organizzazione stessa.

4. Categorie di dati personali trattati

A seconda delle funzionalità utilizzate, Sked Solve può trattare:

Dati identificativi e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo email, immagine del profilo e informazioni associate all'account.

Dati relativi all'organizzazione, quali organizzazione di appartenenza, sede di lavoro o servizio, ruolo, mansione e autorizzazioni.

Dati relativi alla pianificazione, quali turni, orari, disponibilità, preferenze lavorative, richieste di cambio turno e assegnazioni.

Dati relativi ad assenze e richieste, comprese le tipologie di assenza e le eventuali informazioni inserite dall'utente o dall'organizzazione.

Dati relativi alla rilevazione delle presenze, quali data e ora di entrata e uscita, sede associata alla timbratura, eventuali anomalie e altre informazioni necessarie alla gestione delle presenze.

Dati relativi a certificazioni, qualifiche e documenti, quali tipologia di certificazione, ente emittente, data di rilascio e scadenza, stato della verifica ed eventuale copia dell'attestato o documento.

Dati tecnici e di sicurezza, quali indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, token di sessione, log di accesso, log applicativi e diagnostici.

Dati relativi alle notifiche, inclusi gli identificativi tecnici necessari all'invio delle notifiche push.

Dati relativi all'utilizzo del servizio, utilizzati per sicurezza, assistenza, analisi del funzionamento e miglioramento del prodotto.

Identificatori pubblicitari, esclusivamente quando l'utente abbia prestato lo specifico consenso richiesto.

5. Provenienza dei dati

I dati possono essere:

• forniti direttamente dall'utente;
• inseriti dall'organizzazione o da suoi utenti autorizzati;
• generati durante l'utilizzo del servizio;
• acquisiti automaticamente dal dispositivo quando necessario per una funzionalità richiesta;
• ricevuti da servizi di autenticazione utilizzati volontariamente dall'utente.

Quando i dati non vengono raccolti direttamente dall'interessato, possono quindi provenire dall'organizzazione cui l'interessato appartiene.

6. Finalità e basi giuridiche

Sked Solve tratta i dati personali per le seguenti finalità.

Erogazione e gestione del servizio
Creazione dell'account, autenticazione, utilizzo delle funzionalità e gestione del rapporto contrattuale.
Base giuridica: esecuzione del contratto o misure precontrattuali.

Gestione commerciale e amministrativa
Gestione degli abbonamenti, pagamenti, fatturazione e adempimenti connessi.
Base giuridica: esecuzione del contratto e obblighi di legge.

Sicurezza e prevenzione degli abusi
Protezione degli account, prevenzione di accessi non autorizzati, analisi degli errori e tutela della piattaforma.
Base giuridica: legittimo interesse di Sked Solve alla sicurezza del servizio.

Assistenza agli utenti
Gestione delle richieste di supporto e risoluzione dei problemi.
Base giuridica: esecuzione del contratto e legittimo interesse alla corretta gestione del servizio.

Analisi e miglioramento del prodotto
Analisi dell'utilizzo delle funzionalità e delle prestazioni del servizio, ove possibile mediante informazioni aggregate o pseudonimizzate.
Base giuridica: legittimo interesse o consenso quando richiesto dalla normativa.

Comunicazioni promozionali e remarketing
Solo quando richiesto dalla normativa e previo consenso dell'utente.
Base giuridica: consenso.

Per i dati trattati da Sked Solve per conto dell'organizzazione, le basi giuridiche vengono determinate dall'organizzazione in qualità di Titolare.

7. Dati particolari

Alcune funzionalità possono comportare il trattamento di informazioni che rientrano nelle categorie particolari di dati previste dall'art. 9 GDPR.

Ciò può verificarsi, ad esempio, quando vengono registrate informazioni relative a malattia, infortunio, idoneità medica o documentazione contenente informazioni sulla salute.

Quando tali informazioni vengono gestite nell'ambito dell'attività dell'organizzazione, Sked Solve non ne determina autonomamente le finalità e le tratta per conto dell'organizzazione in qualità di Responsabile del trattamento.

L'organizzazione è responsabile di determinare la base giuridica applicabile, limitare i dati raccolti a quelli necessari e autorizzare esclusivamente le persone che devono potervi accedere.

8. Geolocalizzazione e timbratura

Quando l'organizzazione abilita la timbratura con verifica della posizione, l'applicazione può richiedere l'accesso alla posizione del dispositivo nel momento in cui l'utente effettua la timbratura.

La posizione viene utilizzata per verificare che la timbratura sia effettuata in corrispondenza o in prossimità della sede prevista.

Insieme alla timbratura vengono registrati le coordinate rilevate in quel momento, la distanza dalla sede, l'esito della verifica, la sede o zona associata, la data e l'orario. Questi dati sono visibili agli utenti dell'organizzazione autorizzati alla gestione delle presenze.

Se l'utente non concede l'accesso alla posizione, la timbratura viene registrata senza coordinate e segnalata all'organizzazione come priva di posizione.

Sked Solve non utilizza tale funzionalità per monitorare continuativamente gli spostamenti dell'utente: la posizione non viene rilevata al di fuori della timbratura né quando l'applicazione è in background.

9. Certificazioni e documenti

Le organizzazioni possono utilizzare Sked Solve per registrare certificazioni, qualifiche, attestati e relative scadenze dei propri utenti.

Le informazioni possono essere inserite direttamente dall'interessato oppure dall'organizzazione e possono essere sottoposte a verifica da parte di utenti autorizzati dell'organizzazione.

Sked Solve fornisce gli strumenti tecnici per la gestione di tali informazioni ma non certifica autonomamente la validità giuridica degli attestati caricati né sostituisce le verifiche che competono all'organizzazione o agli enti competenti.

10. Generazione automatica dei turni

Sked Solve può utilizzare sistemi automatici per elaborare proposte di pianificazione sulla base delle informazioni e dei vincoli configurati dall'organizzazione, quali disponibilità, coperture, ruoli, orari e altre regole organizzative.

Le pianificazioni generate costituiscono proposte che possono essere controllate, modificate e pubblicate dagli utenti autorizzati dell'organizzazione.

Sked Solve non assume autonomamente decisioni relative al rapporto di lavoro o collaborazione dell'interessato.

11. Modalità e sicurezza del trattamento

I dati vengono trattati con strumenti elettronici adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, comprese misure di controllo degli accessi, protezione delle comunicazioni, gestione delle autorizzazioni, registrazione degli eventi di sicurezza e procedure di backup e ripristino.

L'accesso ai dati personali è limitato agli utenti, al personale autorizzato e ai fornitori che necessitano di accedervi per erogare i rispettivi servizi.

12. Fornitori e sub-responsabili

Per l'erogazione del servizio Sked Solve può avvalersi di fornitori che svolgono attività quali:

• hosting e infrastruttura informatica;
• conservazione dei dati e backup;
• autenticazione;
• invio di email e notifiche;
• gestione dei pagamenti e fatturazione elettronica;
• lettura automatica dei documenti caricati, come gli orari importati, tramite servizi di intelligenza artificiale;
• mappe, indirizzi e geolocalizzazione;
• assistenza e comunicazioni;
• monitoraggio tecnico e gestione degli errori;
• analisi dell'utilizzo del servizio;
• servizi pubblicitari, esclusivamente quando consentiti.

Tali soggetti vengono nominati Responsabili o Sub-responsabili del trattamento quando richiesto dalla normativa.

L'elenco aggiornato dei principali Sub-responsabili, con i relativi paesi di trattamento, è disponibile su richiesta scrivendo a support@skedsolve.com.

13. Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori utilizzati da Sked Solve possono comportare il trattamento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi Sked Solve verifica l'esistenza di un adeguato meccanismo previsto dal GDPR, quale una decisione di adeguatezza della Commissione europea o l'utilizzo delle Clausole Contrattuali Standard previste dalla Commissione europea, unitamente alle eventuali misure supplementari necessarie.

Le informazioni relative ai principali fornitori e ai relativi paesi di trattamento sono disponibili nell'elenco dei Sub-responsabili indicato al punto 12.

14. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati per i periodi o secondo i criteri seguenti:

• dati dell'account (profilo, credenziali, dispositivi e sessioni): per tutta la durata dell'account. Quando l'utente elimina il proprio account dall'applicazione, questi dati vengono cancellati immediatamente;
• sessioni di accesso: scadono dopo 7 giorni;
• dati operativi dell'organizzazione (turni, disponibilità, assenze, richieste): per la durata del rapporto con l'organizzazione e secondo le sue istruzioni. Se l'utente elimina il proprio account ma l'organizzazione continua a usare il servizio, questi dati restano all'organizzazione, scollegati dall'account;
• documenti e certificazioni: fino alla cessazione del servizio per l'organizzazione, salvo obblighi di conservazione;
• dati di timbratura, comprese le coordinate rilevate al momento della timbratura: per la durata del rapporto con l'organizzazione, salvo cancellazione da parte dell'organizzazione stessa e fatti salvi gli eventuali obblighi applicabili;
• registro delle attività sulla piattaforma: 14 giorni;
• log tecnici e di sicurezza: 30 giorni;
• richieste di assistenza: 3 anni;
• documentazione amministrativa e fiscale: per i periodi previsti dalla legge, di norma dieci anni;
• dati trattati sulla base del consenso: fino alla revoca del consenso;
• backup: cancellazione progressiva secondo il normale ciclo di rotazione, entro 30 giorni.

Quando un'organizzazione elimina il proprio account, i dati operativi, le timbrature e i documenti a essa collegati vengono cancellati, salvo quanto debba essere conservato per obblighi di legge.

15. Cookie, analytics e tecnologie simili

Il sito web di presentazione di Sked Solve non utilizza cookie di profilazione. Per contare le visite utilizza uno strumento di statistica che non salva cookie né altri identificativi sul dispositivo e fornisce solo dati aggregati.

Se il visitatore arriva da una campagna pubblicitaria, i parametri della campagna presenti nell'indirizzo della pagina, come il codice del click, vengono passati all'applicazione al momento della registrazione, per attribuire l'iscrizione alla campagna. Il sito non li conserva sul dispositivo.

L'applicazione web e le applicazioni mobili utilizzano tecnologie strettamente necessarie al funzionamento, all'autenticazione e alla sicurezza del servizio, come il cookie di sessione.

Per analizzare il funzionamento del servizio e l'utilizzo delle funzionalità, l'applicazione utilizza inoltre strumenti di analisi del prodotto che registrano le principali azioni compiute nel servizio associandole all'account. Questi dati non vengono utilizzati per finalità pubblicitarie.

Gli strumenti pubblicitari e di remarketing vengono attivati solo dopo il consenso dell'utente, come descritto al punto 16, e il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dalle impostazioni del profilo.

16. Identificatori pubblicitari

Le applicazioni mobili possono utilizzare l'identificatore pubblicitario messo a disposizione dal sistema operativo esclusivamente previo consenso dell'utente.

Tali identificatori possono essere utilizzati per misurare l'efficacia delle campagne pubblicitarie e, ove applicabile, per attività di remarketing.

Il consenso è facoltativo e la mancata autorizzazione non limita l'utilizzo delle funzionalità principali di Sked Solve.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dalle impostazioni disponibili.

L'identificatore pubblicitario non viene utilizzato per la gestione dei turni, delle presenze o delle attività dell'organizzazione e non viene reso disponibile all'organizzazione.

17. Diritti degli interessati

Nei casi in cui Sked Solve agisce come Titolare del trattamento, l'interessato può, ove applicabile:

• ottenere conferma dell'esistenza dei propri dati e accedervi;
• richiedere la rettifica dei dati inesatti;
• richiedere la cancellazione;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento;
• ottenere la portabilità dei dati;
• revocare il consenso in qualsiasi momento quando il trattamento si basa sul consenso.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Quando Sked Solve tratta i dati per conto di un'organizzazione, le richieste possono essere indirizzate direttamente all'organizzazione, che agisce in qualità di Titolare.

L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo del proprio Paese.

18. Modifiche alla Privacy Policy

Sked Solve può aggiornare la presente Privacy Policy per riflettere cambiamenti normativi, organizzativi o delle funzionalità del servizio.

La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina indicando la data dell'ultimo aggiornamento.

Qualora le modifiche siano rilevanti, potranno essere comunicate agli utenti anche tramite l'applicazione o altri canali appropriati.

19. Contatti

Per richieste relative alla presente Privacy Policy o al trattamento dei dati personali:

Cristian Borelli
Email: support@skedsolve.com
PEC: cristian.borelli@pec.cloud
Sede: Via Pietro Francavilla 8a, 50142, Firenze
P. IVA: IT07566550484