«Un camarero cada dieciséis comensales» es el número que más circula, y como todos los números que circulan es cierto en un solo caso: el local del que se sacó. Aplicado en otro sitio produce salas descubiertas o coste innecesario, a veces en el mismo local en dos noches distintas.
Merece la pena entender de qué depende de verdad, porque es lo que luego acaba en el cuadrante.
El ratio no es un número, son cuatro
Lo que llamamos comensales por camarero depende de al menos cuatro cosas, y cambiar una sola mueve el resultado más que el número de clientes.
El tipo de servicio. Una carta con vinos y platos explicados pide al camarero tres o cuatro pases más por mesa que una fórmula fija. Son minutos que se multiplican por todas las mesas de la noche.
La rotación de mesas. Cien comensales en un solo turno y cien en dos turnos son dos noches distintas: en la segunda hay además cien remontes de mesa, y el remonte es justo cuando la sala se queda corta.
La distancia física. Una sala en dos plantas, o una cocina lejos del pase, consume tiempo en desplazamientos que ningún ratio estándar contempla.
Quién está esa noche. Una persona con experiencia que se sabe la carta cubre un rango que a alguien recién incorporado le exige dos. El plan que trata a todos como intercambiables es el que se cae el viernes.
El número útil es por franja, no por noche
El error más caro no es equivocar el ratio, es aplicarlo a la noche entera. Una noche de ciento veinte comensales no son ciento veinte repartidos de forma uniforme, es una ola: casi vacía a las 20:30, llena entre las 21:30 y las 22:30, bajando después.
Si el cuadrante pone la misma gente de 20:00 a 24:00, estás pagando personal en el primer tramo y quedándote corto en el segundo. Es el mismo razonamiento que vale para las tiendas y que contamos en picos de afluencia y cobertura: la cobertura se declara por franja, no por día.
Cómo llegar a tu número
Un método que funciona y no necesita software, al menos para empezar:
Coge cuatro semanas de reservas y cuenta comensales por franjas de media hora, no por noche. Se tarda una hora y enseña la forma de la ola, que en la mayoría de los locales es sorprendentemente estable.
Marca las noches que fueron mal y pregúntate qué faltaba: una persona en sala, una en cocina, o ninguna de las dos y en cambio un remonte que no podía salir. Las tres causas se confunden y hay que separarlas.
Prueba el número, no lo discutas. Añadir media hora de solape en la franja punta es barato y comprobable en dos semanas. Los debates teóricos sobre el ratio correcto, no.
Los dos errores más habituales
Dimensionar para la noche peor. Poner en cada servicio la plantilla de la peor noche paga una cobertura que el setenta por ciento del tiempo sobra, y tarde o temprano se recorta toda de golpe.
Dimensionar para la media. Lo contrario da una sala que aguanta cuatro noches de siete y se hunde en las tres que traen la facturación.
La respuesta está en medio y no es un término medio: es un plan con números distintos en franjas distintas, algo trabajoso a mano y por eso casi nadie lo hace.
¿Y la cocina?
El ratio de sala y el de cocina se condicionan: una cocina lenta llena el local de mesas esperando, y ahí hasta el ratio correcto parece equivocado. El razonamiento sobre la brigada está en turnos de cocina.
En Sked Solve la cobertura se declara por franja horaria y por puesto, así que sala y cocina pueden llevar números distintos en el mismo servicio. Puedes ver cómo funciona en Sked Solve.