Casi todos los cuadrantes del mundo nacen en una hoja de cálculo, y está bien que así sea. El problema de las plantillas que circulan por internet es que son rejillas para rellenar a mano: bonitas de ver, y luego las horas las cuentas tú.

Esta hace algo más. Es una plantilla semanal que calcula las horas sola, aguanta los turnos que terminan pasada la medianoche y compara el total con las horas de contrato.

Descargar la plantilla de turnos semanal (.xlsx)

Sin registro y sin email. Se abre con Excel, LibreOffice y Hojas de cálculo de Google.

Cómo está hecha

Una fila por persona, siete días en columna. Para cada día hay tres casillas que rellenas y una que se calcula:

  • Entrada y Salida, en formato 9:00 y 17:30;
  • Pausa, en minutos de pausa no retribuida (0 si no hay);
  • Horas, que calcula la hoja.

Al final de la fila están el total de la semana, las horas de contrato y la diferencia, con su signo más o menos. Debajo de la rejilla hay una fila con el total de cada día, que sirve para ver de un vistazo dónde estás poniendo demasiada gente y dónde demasiado poca.

La fórmula que hace el trabajo es esta:

=IF(OR(B5="";C5="");"";ROUND(MOD(C5-B5;1)*24-N(D5)/60;2))

Lo interesante es MOD: es lo que mantiene bien la cuenta cuando la hora de salida es menor que la de entrada, es decir cuando el turno cruza la medianoche. Un turno de 22:00 a 6:00 con un simple C5-B5 daría menos dieciséis horas; con MOD(...;1) da ocho. Es el error número uno de los cuadrantes caseros, y suele salir a la luz cuando alguien mira su nómina.

Cómo usarla sin hacerse daño

Cinco costumbres que separan una hoja que aguanta de una que hay que rehacer cada mes.

Escribe las horas como horas. Si escribes 9 en vez de 9:00, Excel entiende el número nueve, no las nueve de la mañana, y la cuenta se rompe sin avisar. Las casillas vienen con formato, pero el primer pegado desde otro archivo es donde se pierde.

Una copia por semana, no un archivo infinito. Duplica la hoja y cambia la fecha del lunes. El archivo con tres meses de semanas sobrescritas es aquel en el que ya nadie puede reconstruir qué pasó.

La columna Pausa es solo pausa no retribuida. Si vuestro convenio la considera tiempo de trabajo efectivo, pon cero: la hoja cuenta horas a pagar, no minutos de descanso.

Rellena las horas de contrato también para los parciales. Es la única forma de que la columna Diferencia diga algo útil: sin ese número el total semanal no tiene con qué compararse.

Registra horas reales, no previstas. El plan dice cuánto querías trabajar, el registro dice cuánto se trabajó. Son dos archivos distintos, y mezclarlos es la vía rápida a una discusión a fin de mes. El método completo está en cómo calcular las horas trabajadas, y para una cuenta rápida tienes la calculadora de horas trabajadas.

Lo que la hoja no puede hacer

Vale la pena decirlo claro, aunque escribamos software que se dedica a esto: para un equipo de tres o cuatro personas con horarios estables, esta plantilla sobra.

Lo que ninguna hoja de cálculo hace es conocer las reglas. Excel suma, no sabe que esa secuencia incumple el descanso de 12 horas entre jornadas, que esa racha de semanas rompe el cómputo, o que el sábado no hay nadie que sepa cerrar la caja. No te lo dirá nunca: lo descubrirás el sábado.

Y tampoco hace la segunda cosa que hace falta: decidir. La hoja registra las decisiones que ya has tomado, no las toma. Con diez personas, contratos distintos, disponibilidades que cambian y restricciones que respetar, decidir sigue siendo un trabajo manual de horas cada semana.

Las señales de que la hoja ha dejado de bastar están en Excel para los turnos: hasta dónde aguanta.

Cuando la plantilla se queda corta, Sked Solve hace la parte que a la hoja le falta: conoce las restricciones y construye la semana. Puedes ver cómo funciona en Sked Solve.