Contar horas parece la parte fácil del oficio, y es la que más discusiones genera a fin de mes. No porque nadie haga trampa, sino porque hay cuatro o cinco puntos donde es normalísimo equivocarse, y todo el mundo se equivoca igual.
Si solo necesitas el número de esta semana, la calculadora de horas trabajadas lo saca en treinta segundos. Si quieres entender dónde se rompe, sigue leyendo.
El error que comete casi todo el mundo: los minutos no son decimales
Es el primero y el más caro. Un turno de 7 horas y 45 minutos no vale 7,45 horas: vale 7,75. Los minutos van en base sesenta y los decimales en base diez, y esa diferencia en un mes se convierte en dinero real.
La conversión es una división entre sesenta:
- 15 minutos = 0,25
- 20 minutos = 0,33
- 30 minutos = 0,50
- 45 minutos = 0,75
- 50 minutos = 0,83
Sumar en formato 7:45 está perfectamente bien, siempre que se sume como horas hasta el final. El lío empieza cuando conviven los dos formatos en la misma columna: unas celdas en 7:45 y otras en 7,75, y el total no cuadra nunca.
El método en cinco pasos
1. Salida menos entrada. Por día, no por semana. Los totales semanales calculados de golpe son imposibles de verificar cuando alguien discute un solo día.
2. Si la salida es anterior a la entrada, suma veinticuatro horas. Es el turno que cruza la medianoche: de 22:00 a 6:00 son ocho horas, no menos dieciséis. En Excel se resuelve con MOD(salida-entrada;1), a mano se cuenta hasta medianoche y se vuelve a empezar.
3. Resta las pausas no retribuidas. Solo esas: si el convenio considera la pausa tiempo de trabajo efectivo, se queda dentro. Es la fuente de error número dos y cambia de convenio a convenio. El cuadro está en pausas durante la jornada.
4. Convierte a decimales una sola vez, al final. No día a día: los redondeos intermedios se acumulan.
5. Compara con las horas de contrato. El número solo no dice nada. Hace falta la diferencia, con su signo, y saber si esa diferencia es hora extra, recuperación o saldo de bolsa de horas.
Los redondeos
La regla aquí es menos técnica de lo que parece: una política de redondeo se elige, se escribe y se aplica igual para todo el mundo. Al cuarto de hora, a los cinco minutos, al minuto: todas son opciones defendibles.
Lo que no es defendible es la asimetría: redondear a la baja las entradas tarde y no al alza las salidas tarde. Sistematizado durante un mes se convierte en trabajo no pagado, y ahí deja de ser una cuestión de método.
Dos apuntes prácticos:
- el redondeo se aplica al total del día, no a cada fichaje;
- los minutos sistemáticos (los diez minutos de más cada tarde) no son un problema de redondeo, son un problema de plan. Lo contamos en horas extra.
Qué hay que conservar
Las horas no sirven solo para la nómina: sirven también para demostrar que se respetaron los límites.
En España existe desde 2019 la obligación de registro diario de la jornada para toda la plantilla, con conservación durante cuatro años. En Italia las horas de cada persona se anotan en el Libro Unico del Lavoro con elaboración mensual. En el Reino Unido la empresa debe llevar registros suficientes para acreditar el límite de 48 horas, y los ligados al salario mínimo se guardan seis años.
El denominador común es que el registro va separado del plan. El plan dice lo que preveías, el registro dice lo que pasó. Si los dos viven en el mismo archivo, pisándose, a la primera reclamación no tienes nada que enseñar.
El salto de la semana al mes
Una última trampa, más sutil. El mes casi nunca contiene un número entero de semanas, así que el total mensual no es la suma de cuatro semanas: es la suma de los días del mes. Si tu hoja está organizada por semanas, los días a caballo hay que partirlos, y partirlos siempre por el mismo lado.
Lo mismo vale para el cómputo anual de la jornada, que va sobre periodos móviles y no sobre el calendario: el razonamiento está en cuántas horas se pueden trabajar a la semana.
En Sked Solve las horas planificadas y las fichadas están una al lado de la otra, con el saldo siempre visible para quien lo acumula. Puedes ver cómo funciona en Sked Solve.