Ai piani circola un numero, «quattordici camere a persona», che ha lo stesso difetto di tutti i numeri standard: descrive una giornata media che nella pratica non esiste quasi mai. Due giornate con lo stesso numero di camere possono chiedere due ore di lavoro diverse, e il turno che regge la prima salta la seconda.

Quello che sposta il numero non è quante camere sono

Partenze e fermate. Una camera in partenza richiede il doppio del tempo di una in fermata, a volte di più. Una giornata con dodici partenze è più pesante di una con venti camere quasi tutte in fermata, e il piano che conta solo il totale non lo vede.

L'orario in cui la camera si libera. Il check-out è alle 11 e il check-in alle 15: il lavoro non è distribuito su otto ore, è schiacciato in quattro. È il vincolo più duro del reparto e nessun rapporto camere per persona lo esprime.

La struttura fisica. Camere su piani diversi, corridoi lunghi, un solo ascensore di servizio: sono minuti di spostamento che si moltiplicano per ogni camera.

Chi c'è. Una persona che conosce la struttura da due anni e una alla seconda settimana non fanno lo stesso numero di camere, e trattarle allo stesso modo nel piano produce sempre lo stesso risultato: la prima finisce anche il lavoro della seconda.

La finestra, non la giornata

Il ragionamento utile è lo stesso che vale per i picchi nel commercio: il fabbisogno si dichiara per fascia, non per giorno. Ai piani questo significa concentrare le persone nella finestra tra check-out e check-in, e usare le ore ai margini per il lavoro che non dipende dagli ospiti: aree comuni, biancheria, camere in fermata, controlli.

Chi distribuisce lo stesso organico su tutto il turno ottiene due cose insieme: gente ferma alle 9 e camere non pronte alle 15.

Le tre voci che spariscono dal conto

Il turno ai piani sfora quasi sempre per lo stesso motivo: nel conto entrano le camere e non entra il resto.

  • il carico e lo scarico dei carrelli, che a inizio e fine turno vale mezz'ora buona;
  • le richieste degli ospiti in corso di giornata, che non sono eccezioni ma una costante statistica;
  • i controlli, se qualcuno li fa davvero. Se non compaiono nel piano, o non si fanno o li fa qualcuno gratis.

Sommate, sono spesso più di un'ora al giorno per persona. È da lì che nasce il monte ore che a fine mese non torna, e il metodo per rimetterlo in ordine sta in come calcolare le ore lavorate.

Come arrivare al proprio numero

Prendete quattro settimane e annotate, per ogni giornata, tre dati soltanto: camere in partenza, camere in fermata, ore effettivamente lavorate dal reparto. Con dodici dati per settimana avete già la curva reale, e quasi sempre scoprite che il vostro numero non è uno: sono due, uno per le giornate a molte partenze e uno per le altre.

Da lì il piano smette di essere una media e diventa una previsione, che è tutta un'altra cosa.

In Sked Solve il fabbisogno si dichiara per fascia oraria e per mansione, quindi la finestra tra check-out e check-in può avere numeri diversi dal resto della giornata. Trovate come funziona su Sked Solve.