Contare le ore sembra la parte facile del mestiere, ed è quella che genera più discussioni a fine mese. Non perché qualcuno bari: perché ci sono quattro o cinque punti in cui è normalissimo sbagliare, e sbagliano tutti nello stesso modo.

Se vi serve solo il numero di questa settimana, il calcolatore ore lavorate fa il conto in trenta secondi. Se invece volete capire dove si rompe, continuate a leggere.

L'errore che fanno quasi tutti: i minuti non sono decimali

È il primo e il più costoso. Un turno di 7 ore e 45 minuti non vale 7,45 ore: vale 7,75. I minuti stanno in base sessanta, i decimali in base dieci, e fra i due c'è una differenza che su un mese diventa soldi veri.

La conversione è una divisione per sessanta:

  • 15 minuti = 0,25
  • 20 minuti = 0,33
  • 30 minuti = 0,50
  • 45 minuti = 0,75
  • 50 minuti = 0,83

Sommare orari in formato 7:45 va benissimo, purché si sommino come orari fino in fondo. Il pasticcio nasce quando si mescolano i due formati nella stessa colonna: qualche cella in 7:45, qualcun'altra in 7,75, e il totale non torna mai.

Il metodo in cinque passi

1. Fine meno inizio. Per ogni giornata, non per la settimana intera. I totali settimanali calcolati direttamente sono impossibili da verificare quando qualcuno contesta un giorno solo.

2. Se la fine è prima dell'inizio, aggiungete ventiquattro ore. È il turno che scavalca la mezzanotte: dalle 22:00 alle 6:00 sono otto ore, non meno sedici. In Excel lo si risolve con MOD(fine-inizio;1), a mano si conta fino a mezzanotte e poi si riparte.

3. Sottraete le pause non retribuite. Solo quelle: se il contratto collettivo considera la pausa tempo di lavoro effettivo, resta dentro. È la fonte di errore numero due, e cambia da contratto a contratto. Il quadro sta in pause durante il turno.

4. Convertite in decimali una volta sola, alla fine. Non giorno per giorno: gli arrotondamenti intermedi si accumulano.

5. Confrontate con le ore di contratto. Il numero da solo non dice niente. Serve la differenza, con il segno, e serve sapere se quella differenza è straordinario, recupero o banca ore.

Gli arrotondamenti

Qui la regola è meno tecnica di quanto sembri: una politica di arrotondamento va scelta, scritta e applicata uguale per tutti. Al quarto d'ora, ai cinque minuti, al minuto: sono tutte scelte difendibili.

Quella che non è difendibile è l'asimmetria: arrotondare per difetto le entrate in ritardo e non per eccesso le uscite in ritardo. Sistematizzata su un mese diventa lavoro non pagato, e a quel punto smette di essere una questione di metodo.

Due accorgimenti pratici:

  • l'arrotondamento si applica al totale della giornata, non a ogni singola timbratura;
  • i minuti sistematici (i dieci minuti oltre l'orario ogni sera) non sono un problema di arrotondamento, sono un problema di piano. Ne abbiamo scritto in straordinari.

Cosa bisogna conservare

Le ore non servono solo alla busta paga: servono anche a dimostrare che i limiti sono stati rispettati.

In Italia le ore di lavoro di ogni dipendente vanno registrate nel Libro Unico del Lavoro, con elaborazione mensile. In Spagna esiste dal 2019 l'obbligo di registro giornaliero della jornada per tutti i lavoratori, da conservare quattro anni. Nel Regno Unito il datore deve tenere registri adeguati a dimostrare il rispetto del limite delle 48 ore, e i registri legati al salario minimo vanno conservati sei anni.

Il denominatore comune è che il consuntivo va tenuto separato dal piano. Il piano dice cosa avevate previsto, il consuntivo dice cosa è successo. Se i due vivono nello stesso file, sovrascrivendosi, alla prima contestazione non avete nulla da mostrare.

Il passaggio dalla settimana al mese

Un'ultima trappola, più sottile. Il mese quasi mai contiene un numero intero di settimane, quindi il totale mensile non è la somma di quattro settimane: è la somma dei giorni del mese. Se il vostro foglio è organizzato per settimane, i giorni a cavallo vanno spezzati, e vanno spezzati sempre dalla stessa parte.

Vale lo stesso per il conteggio della media delle 48 ore, che si fa su periodi mobili e non sul calendario: il ragionamento è in quante ore si possono lavorare a settimana.

In Sked Solve le ore pianificate e quelle timbrate stanno una accanto all'altra, con il saldo sempre visibile a chi lo matura. Trovate come funziona su Sked Solve.