«Un cameriere ogni sedici coperti» è il numero che circola di più, e come tutti i numeri che circolano è vero in un solo caso: quello da cui è stato ricavato. Applicato altrove produce sale scoperte o costi inutili, a volte nello stesso locale in due sere diverse.

Vale la pena capire da cosa dipende davvero, perché è quello che poi si mette nel piano turni.

Il rapporto non è un numero, è quattro numeri

Quello che chiamiamo rapporto coperti per cameriere in realtà dipende da almeno quattro cose, e cambiarne una sposta il risultato più di quanto lo sposti il numero di clienti.

Il tipo di servizio. Un menù alla carta con vini e piatti spiegati chiede al cameriere tre o quattro passaggi in più per tavolo rispetto a una formula fissa. Sono minuti che si moltiplicano per tutti i tavoli della sera.

La rotazione dei tavoli. Cento coperti con un turno solo e cento coperti con due turni sono due serate diverse: nel secondo caso ci sono anche cento riassetti, e il riassetto è il momento in cui la sala si scopre.

La distanza fisica. Una sala su due piani, o con la cucina lontana, consuma tempo in spostamenti che nessun rapporto standard considera.

Chi c'è quella sera. Una persona esperta che conosce il menù copre un settore che a un neoassunto ne richiede due. Il piano che tratta tutti come intercambiabili è il piano che salta il venerdì.

Il numero utile non è per serata, è per fascia

L'errore più costoso non è sbagliare il rapporto: è applicarlo alla serata intera. Una sera da centoventi coperti non è centoventi coperti distribuiti in modo uniforme, è un'onda: quasi vuota alle 19:30, piena tra le 20:30 e le 21:30, in calo dopo.

Se il piano assegna lo stesso numero di persone dalle 19 alle 23, state pagando personale nel primo pezzo e scoprendo la sala nel secondo. È lo stesso ragionamento che vale per i negozi e che abbiamo raccontato in picchi di afflusso e coperture: il fabbisogno si dichiara per fascia, non per giorno.

Come si arriva al proprio numero

Un metodo che funziona e non richiede software, almeno per cominciare:

Prendete quattro settimane di prenotazioni e contate i coperti per fascia da mezz'ora, non per serata. Serve solo a vedere la forma dell'onda, che nella maggior parte dei locali è sorprendentemente stabile.

Segnate le sere andate male e chiedetevi cosa mancava: una persona in sala, una in cucina, o nessuna delle due e invece un riassetto che non stava in piedi. Le tre cause si confondono e vanno separate.

Provate il numero, non discutetelo. Aggiungere mezz'ora di sovrapposizione nella fascia di punta costa poco ed è verificabile in due settimane. Le discussioni teoriche sul rapporto giusto, no.

I due errori che si vedono più spesso

Dimensionare sul pieno. Chi mette in ogni servizio il personale che serve nella sera peggiore paga una copertura che per il settanta per cento del tempo non serve, e prima o poi taglia tutto insieme.

Dimensionare sulla media. Chi fa il contrario ha una sala che regge quattro sere su sette e crolla nelle tre che portano il fatturato.

La risposta sta in mezzo e non è un compromesso: è un piano che ha numeri diversi in fasce diverse, cosa che a mano è faticosa e per questo quasi nessuno fa.

E la cucina?

Il rapporto di sala e quello di cucina si condizionano a vicenda: una cucina lenta riempie la sala di tavoli in attesa, e a quel punto anche il rapporto corretto sembra sbagliato. Il ragionamento sulla brigata sta in turni di cucina.

In Sked Solve il fabbisogno si dichiara per fascia oraria e per mansione, quindi sala e cucina possono avere numeri diversi nello stesso servizio. Trovate come funziona su Sked Solve.