Las horas extra tienen una particularidad: casi nadie las decide. Se acumulan, trozo a trozo, por motivos que en el momento parecen todos inevitables. Y a fin de mes la cifra sorprende a quien las fue autorizando una a una.

Conviene separar dos cosas que siempre se mezclan: qué dice la norma y de dónde salen de verdad.

Qué son y cuántas se pueden hacer

Según el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores son horas extraordinarias las que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria. Su realización es voluntaria salvo que se hayan pactado en convenio o contrato individual.

El tope es de ochenta horas al año, y aquí está el detalle que casi todo el mundo pasa por alto: no se computan en ese límite las horas compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. Tampoco cuentan las horas de fuerza mayor, las necesarias para prevenir o reparar siniestros y daños extraordinarios y urgentes.

Otras dos reglas que conviene fijar:

  • por convenio o contrato se elige entre abonarlas (en cuantía no inferior al valor de la hora ordinaria) o compensarlas con descanso; a falta de pacto, se entienden compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes;
  • los trabajadores nocturnos no pueden hacer horas extraordinarias, y los menores de dieciocho años tampoco.

Además, la jornada de cada persona debe registrarse día a día y totalizarse en el periodo de la nómina: sin registro fiable, la discusión sobre las horas extra no tiene base.

El límite que aprieta primero es otro

Ochenta horas al año son unas dos horas por semana de media: en un negocio con picos se llega antes de lo que parece. Pero el límite que se toca primero suele ser el promedio de cuarenta horas semanales en cómputo anual, del que hablamos en cuántas horas se pueden trabajar a la semana.

Este artículo es una orientación práctica, no asesoramiento legal: el convenio aplicable regula límites, pluses y forma de compensación, y es siempre el primer texto que hay que leer.

Fuera de España

Italia permite hasta 250 horas anuales cuando el convenio no fija otro límite, y exige computarlas aparte con los recargos del convenio. En el Reino Unido no hay tope anual ni recargo legal: solo el promedio de 48 horas y la obligación de respetar el salario mínimo sobre las horas realmente trabajadas.

De dónde salen de verdad

En la inmensa mayoría de los negocios no son muchas causas distintas, son siempre las mismas tres en distinta proporción.

La cobertura ajustada al mínimo. Cuando el plan pone exactamente las personas necesarias en cada franja, sin margen, cualquier imprevisto se convierte en hora extra. El margen es barato si se planifica y caro si se improvisa.

Las ausencias cubiertas alargando el turno de quien está. Es la reacción instintiva y la más cara: alarga el día de gente que ya estaba terminando. La vía alternativa (quien libra, quien tiene horas a favor, quien va corto esa semana) existe siempre, solo hace falta tener el cuadro delante. Lo contamos en ausencias de última hora.

Las colas del cierre. Las medias horas después de la hora, esas que casi nunca se registran, son la partida más subestimada: pequeñas, diarias y sistemáticas. En veinte días son diez horas.

Reducirlas sin dar voces

Tres movimientos concretos, por orden de eficacia:

  • medir antes de recortar. Horas extra por persona, por día de la semana y por causa. Casi siempre sale que el setenta por ciento viene de dos días recurrentes y de un solo centro: un problema de plan, no de personas;
  • mover el margen a donde hace falta en vez de repartirlo por igual. Media hora más en la franja de cierre del sábado vale más que dos horas sueltas el martes por la mañana;
  • usar la compensación con descanso cuando conviene a ambas partes, con un saldo transparente. Es justo el oficio de la bolsa de horas, que solo funciona si quien acumula el saldo puede verlo.

Y una regla que parece obvia y no lo es: si una semana termina sistemáticamente en horas extra, esa semana no está mal planificada, está planificada con una plantilla que no llega. Seguir llamándolo horas extra es solo una forma de aplazar la decisión.

En Sked Solve las horas de cada contrato son una restricción de la generación, y el plan avisa antes de las semanas que acabarían en horas extra. Puedes ver cómo funciona en Sked Solve.