Quasi tutti i piani turni del mondo nascono in un foglio di calcolo, e va benissimo così. Il problema dei modelli che si trovano in giro è che sono griglie da riempire a mano: belle da vedere, e poi le ore le conti tu.

Questo ne fa qualcosa in più. È un modello settimanale che calcola le ore da solo, regge i turni che finiscono dopo la mezzanotte e confronta il totale con le ore di contratto.

Scarica il modello turni settimanale (.xlsx)

Nessuna registrazione, nessuna email. Si apre con Excel, LibreOffice e Fogli Google.

Com'è fatto

Una riga per persona, sette giorni in colonna. Per ogni giorno tre caselle da compilare e una che si calcola:

  • Inizio e Fine, in formato 9:00 e 17:30;
  • Pausa, in minuti di pausa non retribuita (0 se non c'è);
  • Ore, calcolata dal foglio.

In fondo alla riga trovate il totale della settimana, le ore di contratto e la differenza, con il segno più o meno. Sotto la griglia c'è una riga con il totale per ogni giornata, che serve a vedere in un colpo d'occhio dove state mettendo troppa gente e dove troppo poca.

La formula che fa il lavoro è questa:

=IF(OR(B5="",C5=""),"",ROUND(MOD(C5-B5,1)*24-N(D5)/60,2))

Il pezzo interessante è MOD: è quello che rende corretto il calcolo quando l'orario di fine è più piccolo di quello di inizio, cioè quando il turno scavalca la mezzanotte. Un turno 22:00 alle 6:00 con C5-B5 darebbe meno sedici ore; con MOD(...;1) dà otto. È l'errore numero uno dei fogli turni fatti in casa, e si vede solo quando qualcuno guarda la busta paga.

Come si usa senza farsi male

Cinque abitudini che fanno la differenza tra un foglio che regge e uno che va rifatto ogni mese.

Scrivete gli orari come orari. Se digitate 9 invece di 9:00 Excel capisce il numero nove, non le nove del mattino, e il conto salta senza avvisare. Le caselle sono già formattate, ma il primo incollaggio da un altro file è il momento in cui il formato si perde.

Una copia per settimana, non un file unico infinito. Duplicate il foglio e cambiate la data del lunedì. Il file che contiene tre mesi di settimane sovrascritte è il file in cui non si riesce più a ricostruire cosa è successo davvero.

La pausa è quella non retribuita. Se il vostro contratto la considera lavoro effettivo, mettete zero: il foglio conta ore da pagare, non minuti di riposo.

Le ore contratto vanno riempite anche per i part-time. È l'unico modo perché la colonna Differenza dica qualcosa di utile: senza quel numero il totale settimanale non ha un termine di paragone.

Registrate le ore reali, non quelle previste. Il piano dice quanto avreste voluto lavorare, il consuntivo dice quanto avete lavorato. Sono due file diversi, e confonderli è il modo più rapido per litigare a fine mese. Il metodo completo sta in come calcolare le ore lavorate, e per un conto veloce c'è il calcolatore ore lavorate.

Cosa il foglio non può fare

Vale la pena dirlo chiaro, anche se scriviamo un software che fa questo mestiere: per un team di tre o quattro persone con orari stabili, questo modello basta e avanza.

Quello che nessun foglio di calcolo fa è conoscere le regole. Excel somma, non sa che quella sequenza viola il riposo di 11 ore, che quel giro di settimane sfonda la media delle 48 ore, che sabato non c'è nessuno che sappia chiudere la cassa. Non lo dirà mai: lo scoprirete sabato.

E non fa la seconda cosa che serve davvero: distribuire. Il foglio registra le decisioni che avete già preso, non le prende. Con dieci persone, contratti diversi, disponibilità che cambiano e vincoli da rispettare, decidere resta un lavoro manuale di ore ogni settimana.

I segnali per capire quando il foglio ha smesso di bastare li abbiamo messi in fila in Excel per i turni: fino a quando regge.

Se il modello vi va stretto, Sked Solve fa la parte che al foglio manca: conosce i vincoli e genera la settimana. Trovate come funziona su Sked Solve.